Księgowość Niemcy: jak udokumentować koszty magazynowania w Amazon?

Kiedy polska JDG sprzedająca przez FBA musi zarejestrować VAT w Niemczech?

Gdy składuje towar w Niemczech lub realizuje z Niemiec dostawy krajowe do niemieckich klientów.
Przeniesienie własnych towarów z Polski do magazynu FBA w Niemczech tworzy w podatku VAT tzw. wewnątrzwspólnotowe przemieszczenie. W praktyce oznacza to rejestrację do VAT w Niemczech i rozliczanie niemieckiego VAT od sprzedaży do klientów w Niemczech. Jeżeli program FBA obejmuje także inne kraje, rejestracja będzie potrzebna w każdym państwie, w którym magazynujesz towar. Sama obecność konta na platformie nie tworzy obowiązku. Obowiązek powstaje przez składowanie i krajową sprzedaż z danego magazynu.

Czy przechowywanie towaru w niemieckim magazynie obliguje do VAT?

Tak. Samo składowanie towaru przeznaczonego do sprzedaży powoduje obowiązek rejestracji VAT w Niemczech.
Urząd skarbowy traktuje to jako prowadzenie działalności opodatkowanej na terytorium Niemiec. Dochodzi też rozliczenie przemieszczenia własnych towarów z Polski do Niemiec. Nawet jeśli sprzedaż jest sezonowa lub niewielka, rejestracja i deklaracje są wymagane. Wyjątki dla tzw. zapasu konsygnacyjnego co do zasady nie dotyczą standardowego FBA, bo nie znasz z góry ostatecznego odbiorcy.

Jak różni się obowiązek VAT przy FBA od sprzedaży wysyłkowej?

FBA oznacza lokalny VAT w kraju magazynu. Sprzedaż wysyłkowa z Polski może iść przez OSS bez rejestracji w Niemczech.
Przy FBA dostawa do niemieckiego konsumenta jest dostawą krajową w Niemczech, więc naliczasz niemiecki VAT i składasz deklaracje w Niemczech. Sprzedaż wysyłkowa z Polski bez składowania w Niemczech to dostawa transgraniczna B2C. Po przekroczeniu unijnego progu łącznego możesz rozliczać ją w procedurze OSS z poziomu Polski. Różnica sprowadza się do miejsca, z którego fizycznie wychodzi towar.

Czy mogę użyć procedury OSS zamiast rejestracji VAT w Niemczech?

Nie. OSS nie obejmuje sprzedaży krajowej w Niemczech ani przemieszczeń własnych towarów do niemieckiego magazynu.
OSS służy do rozliczania transgranicznej sprzedaży B2C między państwami Unii Europejskiej, gdy towar wychodzi z jednego kraju do klienta w innym. Jeśli magazynujesz w Niemczech i wysyłasz z Niemiec, powstaje sprzedaż krajowa, która wymaga niemieckiej rejestracji i deklaracji. Możesz łączyć oba modele. Transakcje z magazynu w Polsce rozliczysz w OSS, a sprzedaż z magazynu w Niemczech w niemieckim VAT.

Jakie dokumenty i zgłoszenia potrzebuje polska JDG przy rejestracji VAT?

Potrzebne są zgłoszenie do niemieckiego urzędu skarbowego i nadanie niemieckich numerów podatkowych.
W praktyce przygotuj:

• dane rejestrowe JDG, polski NIP i dane identyfikacyjne właściciela,
• opis działalności, planowane obroty oraz informacje o magazynach FBA i krajach składowania,
• wniosek o nadanie Steuernummer i numeru VAT UE w Niemczech,
• dane rachunku bankowego do zwrotów VAT,
• pełnomocnictwo, jeśli działa doradca.

Po rejestracji składasz przez system elektroniczny deklaracje VAT. Zwykle na początku miesięczne. Dodatkowo, po przekroczeniu progów statystycznych, pojawia się Intrastat. Dla przemieszczeń i dostaw wewnątrzunijnych składasz informację podsumowującą.

Jak prowadzić księgowość w Niemczech dla sprzedaży z magazynu FBA?

Prowadź odrębną ewidencję VAT dla Niemiec i ewidencję ruchów magazynowych powiązaną z raportami FBA.

Kluczowe zasady:

• rejestruj przemieszczenia własnych towarów do Niemiec i ich rozchodowanie,
• rozliczaj sprzedaż krajową w stawkach właściwych dla Niemiec,
• wystawiaj faktury zgodnie z niemieckimi wymogami i przechowuj je przez 10 lat,
• uzgadniaj obroty z raportami marketplace i wyciągami bankowymi,
• składaj deklaracje miesięczne lub kwartalne oraz roczną deklarację VAT,
• kontroluj zwroty, rabaty i korekty w okresach rozliczeniowych,
• jeśli importujesz spoza Unii Europejskiej, rozlicz import VAT zgodnie z miejscem odprawy.

Dobrą praktyką jest comiesięczna rekonsyliacja raportów FBA, stanów magazynu i deklaracji VAT. Outsourcing „księgowość Niemcy” upraszcza te procesy i ogranicza ryzyko błędów.

Jakie sankcje grożą za brak rejestracji VAT przy sprzedaży FBA?

Grożą zaległości podatkowe z odsetkami, kary za spóźnione deklaracje oraz szacunek obrotu przez urząd.
Urząd może nałożyć karę za opóźnienie w złożeniu deklaracji i w zapłacie podatku. Może też oszacować podstawę opodatkowania, co zwykle jest niekorzystne. Często konieczna jest rejestracja wstecz i korekta sprzedaży. Platforma sprzedażowa może zablokować oferty do czasu przedstawienia potwierdzenia rejestracji VAT w kraju magazynu. Konsekwencje są kosztowne i angażujące, dlatego lepiej działać proaktywnie.

Od czego zacząć rejestrację VAT i obsługę księgową przy FBA?

Od mapy przepływu towaru i krajów składowania, a następnie od kompletnej rejestracji w państwach magazynu.

Praktyczna ścieżka:

• zidentyfikuj, w jakich krajach FBA przechowuje Twoje towary,
• oceń, gdzie potrzebna jest rejestracja VAT,
• przygotuj dokumenty i złóż zgłoszenie do właściwego Finanzamt,
• ustaw procesy: ewidencja VAT, raporty magazynowe, obieg dokumentów, terminy deklaracji,
• skonfiguruj rozliczenia w systemie księgowym, w tym stawki i kody transakcji,
• wdroż kontrolę zgodności: miesięczne uzgodnienia, monitorowanie progów Intrastat i bieżące korekty,
• rozważ outsourcing, aby połączyć obsługę rejestracji, deklaracji i reprezentację przed urzędem.

Dobrze poukładany proces ogranicza ryzyko i stabilizuje marżę. Księgowość Niemcy w modelu FBA wymaga dyscypliny, ale po wdrożeniu działa przewidywalnie.

Zgodność VAT przy FBA sprowadza się do jednej zasady: miejsce magazynu wyznacza obowiązki.

Gdy wiesz, gdzie leżą Twoje towary, możesz dobrać właściwą ścieżkę rozliczeń. To nie tylko spokój z urzędem, lecz także realna kontrola nad cash flow i marżą. Jeśli potrzebujesz wsparcia, postaw na rozwiązanie, które łączy rejestracje, deklaracje i bieżącą ewidencję w jednym procesie.

Umów rozmowę o rejestracji VAT i obsłudze księgową dla FBA i zacznij działać zgodnie z przepisami.

Umów rozmowę o rejestracji VAT i obsłudze „księgowość Niemcy” dla FBA i zacznij działać zgodnie z przepisami.