Jak przygotować wzór umowy na wymianę szyby przedniej dla floty?

Coraz więcej fleet managerów mierzy się z uszkodzeniami szyb i złożonością systemów ADAS. Każda doba przestoju to realny koszt, a błędne zapisy w umowie szybko wracają problemem. Dobrze przygotowany wzór porządkuje proces, skraca czas reakcji i zabezpiecza jakość.

W tym tekście pokazuję, jak opisać kluczowe elementy umowy na wymianę szyby przedniej w samochodzie we flocie. Zobacz, jakie zapisy ułatwiają obsługę szkód, kalibrację ADAS i rozliczenia z ubezpieczycielem w 2025 roku.

Jak opisać zakres usług w umowie na wymianę szyby przedniej dla floty?

Zakres powinien obejmować pełny proces od diagnozy do przekazania auta z dokumentacją, z opcją mobilnego serwisu i napraw odprysków.
W opisie wskaż usługę podstawową i usługi towarzyszące. Dla floty liczy się przewidywalność, dlatego wylistuj czynności wchodzące w standard oraz te na zlecenie. Ustal, że wykonawca ocenia, czy możliwa jest naprawa odprysków, czy konieczna jest wymiana szyby przedniej w samochodzie. Dodaj informację o dostępności montażu mobilnego i warsztatowego. Warto doprecyzować okna serwisowe, priorytety i tryb awaryjny dla pojazdów krytycznych operacyjnie. Dla przejrzystości dołącz słownik pojęć, na przykład definicje „kalibracji ADAS” lub „testu szczelności”.

• Weryfikacja uszkodzenia i kwalifikacja naprawa czy wymiana
• Demontaż osprzętu, wycięcie szyby, przygotowanie podłoża
• Montaż szyby, test szczelności, przywrócenie osprzętu
• Kalibracja ADAS, jeśli auto jest wyposażone
• Dokumentacja zdjęciowa i protokół wykonania prac
• Gospodarka odpadami i utylizacja starej szyby

Jak sformułować obowiązki wykonawcy i termin realizacji umowy?

Wprowadź jasne obowiązki jakościowe i operacyjne oraz praktyczne czasy reakcji i realizacji w formie SLA.
Wykonawca odpowiada za bezpieczny montaż, dobór materiałów zgodnie ze specyfikacją producenta i rzetelną dokumentację. W umowie zapisz kanał zgłoszeń, godziny przyjęć oraz definicje czasu reakcji i czasu naprawy. Określ zasady planowania wizyt, potwierdzania terminów i informowania o opóźnieniach z przyczyn niezależnych, na przykład brak części. Dla mobilnych zleceń wskaż warunki miejsca pracy i odpowiedzialność za zabezpieczenie pojazdu. Warto ująć obowiązek szkolenia ekip i wyznaczenia koordynatora po stronie wykonawcy.

• SLA: czas reakcji na zgłoszenie i proponowany termin
• Priorytetyzacja pojazdów kluczowych operacyjnie
• Obowiązek bieżącej informacji o statusie zlecenia
• Jednoznaczne kryteria odbioru prac

Jak zagwarantować jakość szyb i zgodność z normami producenta?

Wymagaj szyb z homologacją i montażu zgodnego z instrukcjami producenta pojazdu i dostawcy materiałów.
Wprost wskaż, że stosowane są szyby z homologacją ECE R43 lub równoważną oraz elementy kompatybilne z czujnikami, kamerami i uchwytami. Dopuszczaj szybę oryginalną lub jakościowo równoważną, z udokumentowanym pochodzeniem. Zapisz, że elementy jednorazowe, na przykład klipsy, uszczelki czy listwy, są wymieniane na nowe zgodnie z wytycznymi. Materiały chemiczne muszą mieć aktualne karty techniczne i być użyte zgodnie z zaleceniami producenta. Wymagaj identyfikowalności partii wyrobów i archiwizacji dokumentów jakościowych.

• Homologacja szyby i zgodność z wyposażeniem auta
• Zgodność procedur z instrukcjami producenta pojazdu
• Śledzenie partii materiałów i raport jakościowy po montażu

Jak uwzględnić obowiązek kalibracji ADAS po montażu szyby?

Zapisz, że kalibracja ADAS jest obowiązkowa po każdej wymianie szyby w aucie wyposażonym w te systemy.
W umowie wskaż, że wykonawca przeprowadza kalibrację statyczną lub dynamiczną zgodnie z wytycznymi producenta. Ustal, że stosowany jest certyfikowany sprzęt i aktualna baza danych procedur. Po kalibracji wykonawca przekazuje protokół z wynikami i, jeśli jest wymagane, raport z jazdy próbnej. Jeśli warunki uniemożliwiają kalibrację w miejscu mobilnym, zapisz alternatywę w postaci wizyty warsztatowej lub partnera z odpowiednim stanowiskiem. Wymagaj, aby pojazd nie wrócił do ruchu, jeśli systemy krytyczne nie przeszły poprawnej kalibracji.

• Protokół kalibracji z datą, przebiegiem i listą systemów
• Wymóg aktualizacji oprogramowania urządzeń kalibracyjnych
• Procedura postępowania, gdy kalibracja nie powiedzie się

Jak zapisać warunki gwarancji, reklamacji i testów szczelności?

Określ czas trwania gwarancji na montaż, zakres, wyłączenia i tryb obsługi reklamacji, a test szczelności wpisz jako obowiązkowy element odbioru.
Gwarancja powinna obejmować poprawność montażu, szczelność i trwałość połączenia zgodnie z przeznaczeniem. Wyłącz naturalne zużycie, uszkodzenia mechaniczne oraz skutki kolizji. Ustal, że test szczelności i kontrola czujników są wykonywane przy odbiorze, a protokół potwierdza wynik. Zdefiniuj termin zgłoszenia wady, wymagane dowody, czas reakcji oraz termin usunięcia wady. Dodaj zapis o ponownej kalibracji ADAS w ramach gwarancji, jeśli reklamacja dotyczy działania systemów po wymianie szyby.

• Protokół odbioru z wynikiem testu wodnego i checklistą
• Procedura reklamacyjna z terminami i formą komunikacji
• Zakres gwarancji na montaż i materiały zużywalne

Jak uregulować rozliczenie z ubezpieczeniem i bezgotówkowe usługi?

Wskaż tryb bezgotówkowy, upoważnienia i dokumenty wymagane do rozliczenia szkody z polis.
Umowa powinna przewidywać, że wykonawca może rozliczyć usługę bezpośrednio z ubezpieczycielem w ramach polisy autocasco lub innego produktu. Zawrzyj zapis o upoważnieniu do reprezentowania zleceniodawcy w procesie likwidacji szkody oraz o niezbędnych dokumentach, na przykład zdjęcia, numer szkody, oświadczenia. Określ, co dzieje się w razie odmowy lub częściowej wypłaty i jak wygląda rozliczenie różnicowe. Ustal standardy raportowania szkód i statusów oraz terminy przekazania dokumentacji.

• Upoważnienie do rozliczenia bezgotówkowego
• Wymagany zakres dokumentacji szkodowej
• Zasady rozliczenia w razie odmowy wypłaty

Jak opisać wymagania sprzętowe, materiały i standardy montażu?

Wymagaj certyfikowanego sprzętu, materiałów zgodnych z zaleceniami i powtarzalnych procedur montażowych.
Doprecyzuj, że stosowane są narzędzia przeznaczone do prac przy szybach, a personel ma aktualne szkolenia. Podaj wymagania dotyczące przygotowania podłoża, na przykład oczyszczenie, odtłuszczenie, podkładowanie i zabezpieczenie antykorozyjne rantu. Zapisz konieczność wymiany elementów jednorazowych i kontrolę elementów wielokrotnego użytku. Wymagaj, aby czas i warunki utwardzania kleju były zgodne z kartą techniczną, a pojazd nie był wydany przed spełnieniem tych warunków.

• Sprzęt do demontażu i precyzyjnego osadzenia szyby
• Kleje, aktywatory i primery zgodne z zaleceniami producenta
• Checklista montażowa i dokumentacja zdjęciowa z przebiegu prac

Jak określić odpowiedzialność za bezpieczeństwo i zgodność z normami?

Wskaż odpowiedzialność wykonawcy za bezpieczeństwo procesu i pojazdu oraz wymóg zgodności z przepisami i normami.
W umowie doprecyzuj, że wykonawca odpowiada za szkody powstałe podczas prac oraz posiada aktualne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Zapisz obowiązek stosowania przepisów BHP przy montażu mobilnym i stacjonarnym, w tym zabezpieczenia pojazdu i miejsca pracy. Wymagaj zgodności z obowiązującymi normami dotyczącymi szyb i montażu oraz prawidłowej utylizacji odpadów. Dodaj zapis o możliwości audytu jakości przez zleceniodawcę oraz konsekwencjach niezgodności, na przykład naprawa we własnym zakresie wykonawcy.

• Odpowiedzialność za szkody w pojeździe i mieniu podczas prac
• Zgodność z homologacją i instrukcjami producenta pojazdu
• Prawo do audytu i obowiązek usunięcia niezgodności

Dobrze napisana umowa zamienia kryzysy w przewidywalne procedury. Uspójnia jakość, skraca czas wyłączenia auta z ruchu i porządkuje rozliczenia. Wymiana szyby przedniej w samochodzie we flocie staje się wtedy rutyną, a nie problemem. To inwestycja w bezpieczeństwo kierowców i stały poziom usług niezależnie od miejsca i modelu.

Zamów konsultację i otrzymaj wzór umowy dopasowany do Twojej floty.