Czy Crestron Flex w Teams gwarantuje prywatność transkrypcji?
Coraz więcej organizacji korzysta z automatycznej transkrypcji w wideospotkaniach. To wygoda, ale też pytania o prywatność i zgodność. Szczególnie gdy salę obsługuje Crestron Flex, a platformą jest Microsoft Teams.
W tym artykule znajdziesz konkretne odpowiedzi. Dowiesz się, kto tworzy transkrypcję, gdzie jest przechowywana i jak ją wyłączyć. Poznasz też proste kroki, które pomagają chronić dane.
Czy Crestron Flex w Microsoft Teams sam tworzy transkrypcję?
Nie. Transkrypcję tworzy usługa Microsoft Teams, nie urządzenie salowe Crestron Flex.
Crestron Flex to sprzęt do sal konferencyjnych. Uruchamia aplikację Microsoft Teams Rooms i zapewnia mikrofony, kamerę oraz panel dotykowy. Sam sprzęt nie generuje ani nie przechowuje transkrypcji lokalnie. To Teams odpowiada za funkcje nagrywania i transkrypcji, zgodnie z politykami Twojej organizacji w Microsoft 365.
Gdzie są przechowywane transkrypcje z wideospotkań?
W usługach Microsoft 365 Twojej organizacji, zwykle w OneDrive dla Firm lub SharePoint.
W spotkaniach niekanałowych pliki transkrypcji są powiązane z zasobami organizatora w OneDrive dla Firm. W spotkaniach kanałowych trafiają do biblioteki dokumentów zespołu w SharePoint. Obowiązują standardowe uprawnienia i zasady retencji Microsoft 365. Dostęp i przechowywanie podlegają regionowi danych Twojego dzierżawcy Microsoft 365 oraz ustawieniom zgodności.
Czy transkrypcje są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania?
Tak. Teams szyfruje dane w tranzycie i w spoczynku.
Transmisja audio i wideo korzysta z TLS oraz SRTP. Dane zapisane w OneDrive dla Firm i SharePoint są szyfrowane na serwerach Microsoft. Organizacje mogą egzekwować własne zasady zgodności i retencji w Microsoft 365. Włączenie szyfrowania typu end-to-end dla połączeń wyłącza nagrywanie i transkrypcję, więc te funkcje nie działają jednocześnie.
Kto w organizacji ma dostęp do transkrypcji spotkań?
Zazwyczaj organizator oraz zaproszeni uczestnicy z tej samej organizacji. Goście tylko po udostępnieniu.
Domyślnie osoby zaproszone na spotkanie otrzymują dostęp do transkrypcji, jeśli uczestniczą z konta w tej samej organizacji. Uczestnicy zewnętrzni nie dostają dostępu automatycznie. Administratorzy z rolami zgodności mogą uzyskać dostęp w ramach procesów eDiscovery i audytu. Dokładne uprawnienia wynikają z zasad OneDrive dla Firm i SharePoint.
Jak wyłączyć automatyczną transkrypcję w Microsoft Teams?
Wyłączenie odbywa się w opcjach spotkania oraz politykach Teams. Crestron Flex nie włącza transkrypcji samodzielnie.
Przed spotkaniem: w Kalendarzu Teams otwórz Opcje spotkania. W sekcji Nagrywanie i transkrypcja wyłącz Zezwalaj na transkrypcję. Warto także wyłączyć Automatyczne nagrywanie, jeśli jest dostępne.
Globalnie: w Centrum administracyjnym Teams przejdź do Zasady spotkań. W obszarze Nagrywanie i transkrypcja ustaw Transkrypcja na Wyłączone dla wybranych użytkowników lub wszystkich.
W trakcie spotkania: organizator lub współorganizator może zatrzymać transkrypcję z poziomu menu. Na konsoli Crestron Flex przycisk Start/Stop transkrypcji jest widoczny tylko wtedy, gdy polityka na to pozwala.
Jakie wymogi prawne dotyczą transkrypcji spotkań?
W Unii Europejskiej obowiązuje RODO. Kluczowe są podstawa prawna, informowanie i retencja.
Organizacja powinna poinformować uczestników o nagrywaniu i transkrypcji oraz wskazać podstawę prawną przetwarzania. Należy ograniczyć cel i czas przechowywania danych, zgodnie z zasadą minimalizacji. Uczestnicy mają prawo dostępu, sprostowania i usunięcia danych w granicach przepisów oraz polityk archiwizacji. W sektorach regulowanych mogą obowiązywać dodatkowe wymogi branżowe. Warto sprawdzić wewnętrzne polityki zgodności i lokalne przepisy dotyczące nagrań rozmów.
Jakie kroki zwiększą prywatność podczas korzystania z Crestron Flex?
Najwięcej zależy od konfiguracji Microsoft Teams i zarządzania urządzeniem.
Egzekwowanie zasad: zdefiniuj w Teams polityki nagrywania i transkrypcji dla ról lub działów.
Uprawnienia: ogranicz, kto może rozpoczynać transkrypcję i kto może nagrywać.
Lobby i prezenterzy: ustaw, kto może omijać poczekalnię i kto może prezentować treści.
Retencja: zastosuj zasady przechowywania w Microsoft 365 dla plików transkrypcji.
Etykiety wrażliwości: używaj etykiet w Purview do ochrony treści spotkań.
Goście: sprawdzaj dostęp gości i udostępnienia na OneDrive dla Firm i SharePoint.
Urządzenie: utrzymuj Crestron Flex zaktualizowany. Włącz blokadę konsoli i wygaszacz. Ogranicz porty i tryb BYOD zgodnie z polityką.
Zarządzanie: monitoruj urządzenia przez XiO Cloud oraz Centrum administracyjne Teams.
Szkolenia: przekaż uczestnikom zasady nagrywania i transkrypcji oraz wzorce bezpiecznej pracy.
Jak sprawdzić ustawienia prywatności przed ważnym spotkaniem?
Przydatna jest krótka kontrola w kalendarzu, politykach i na konsoli sali.
W zaproszeniu sprawdzone są role organizatora i współorganizatorów oraz lista uczestników.
W Opcjach spotkania ustawione są: brak transkrypcji, brak automatycznego nagrywania, kontrola lobby i prezenterów.
W zespole i kanale zweryfikowane są uprawnienia SharePoint, jeśli to spotkanie kanałowe.
W Centrum administracyjnym Teams obowiązują właściwe zasady spotkań dla prowadzących.
Na konsoli Crestron Flex widoczność przycisku Start transkrypcji odzwierciedla politykę. Brak przycisku oznacza brak uprawnienia.
W razie wątpliwości przeprowadzona jest krótka próba techniczna i test nagrań na tym samym koncie.
Prywatność transkrypcji
Prywatność transkrypcji w środowisku crestron flex zależy głównie od ustawień Microsoft Teams i Microsoft 365. Świadome polityki, właściwe uprawnienia i dobre zarządzanie urządzeniami dają kontrolę nad danymi, bez utraty wygody pracy hybrydowej.
Umów konsultację w sprawie bezpiecznej konfiguracji Crestron Flex i polityk transkrypcji w Microsoft Teams.
