Jakie przepisy regulują stosowanie systemów CCTV w zakładzie?
Monitoring w zakładzie pracy regulują RODO oraz polski Kodeks pracy. Obowiązują też przepisy o ochronie danych osobowych i branżowe regulacje.
W praktyce podstawą są ogólne rozporządzenie o ochronie danych, ustawa o ochronie danych osobowych i przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu. Dla zakładów w Warszawie nie ma osobnych reguł lokalnych. Ważne jest określenie celu i zakresu monitoringu, zgodność z zasadą minimalizacji oraz wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń. Jeśli monitoring obejmuje osoby spoza firmy, trzeba ocenić wpływ na ich prawa i wolności oraz przygotować rzetelną informację.
Kiedy monitoring w miejscu pracy wymaga podstawy prawnej i oceny skutków?
Podstawa prawna jest potrzebna zawsze. Ocena skutków jest wymagana, gdy monitoring jest prowadzony na dużą skalę lub w miejscach ogólnodostępnych.
W relacji pracodawca–pracownik stosuje się przepisy Kodeksu pracy i RODO. Poza nimi często właściwą podstawą jest prawnie uzasadniony interes. Ocena skutków dla ochrony danych jest wymagana przy systematycznym monitorowaniu przestrzeni publicznej na dużą skalę, przy użyciu analityki obrazu lub gdy ryzyko naruszeń jest wysokie. W zakładach produkcyjnych i magazynach w Warszawie jest to częste, bo kamery obejmują duże powierzchnie, ciągi komunikacyjne i strefy zewnętrzne.
Jakie obowiązki informacyjne mają pracodawcy wobec pracowników?
Pracodawca musi poinformować pracowników o celu, zakresie i miejscach monitoringu na co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem. Musi też oznaczyć strefy kamer.
Informacja o monitoringu powinna trafić do regulaminu pracy lub układu zbiorowego oraz do ogłoszenia dla załogi. Należy przygotować klauzulę informacyjną zgodną z RODO i zamieścić czytelne piktogramy. Oznaczenia montuje się nie później niż dzień przed startem. Zakazane jest obejmowanie monitoringiem pomieszczeń takich jak sanitariaty, szatnie, stołówki i palarnie, chyba że wyjątkowo jest to niezbędne i z zachowaniem dodatkowych gwarancji prywatności.
Jak długo można przechowywać nagrania z kamer i jak je usunąć?
Co do zasady do 3 miesięcy. Dłużej tylko wtedy, gdy nagranie jest dowodem w postępowaniu lub może pomóc dochodzić roszczeń.
Po upływie okresu retencji należy nagrania trwale usunąć. Dopuszczalne jest nadpisywanie, jeśli gwarantuje nieodwracalne usunięcie danych. Warto mieć harmonogram retencji, mechanizmy automatycznego kasowania oraz protokoły z usunięć. Dostęp do nagrań przed skasowaniem powinien mieć wyłącznie wąski zespół z upoważnieniami.
Czy można nagrywać dźwięk i jakie są ograniczenia prawne?
Stałe nagrywanie dźwięku w miejscu pracy jest co do zasady niedopuszczalne. To zbyt daleka ingerencja w prywatność i tajemnicę komunikowania się.
Wyjątki mogą wynikać z przepisów szczególnych. W typowym zakładzie pracy, biurze czy sklepie nie ma podstaw do stałego rejestrowania rozmów. Nie należy też ukrywać mikrofonów w kamerach. Jeżeli urządzenia mają mikrofony, trzeba je wyłączyć, a konfigurację opisać w dokumentacji. Pamiętaj o zasadzie minimalizacji, nawet gdy korzystasz z analityki obrazu i alertów w czasie rzeczywistym.
Jak zabezpieczyć technicznie i organizacyjnie zarejestrowane dane?
Wdrożenie środków musi odpowiadać ryzyku. Minimum to kontrola dostępu, szyfrowanie i bezpieczna transmisja.
Przyznawaj dostęp według ról. Stosuj uwierzytelnianie wieloskładnikowe i silne hasła.
Szyfruj nagrania w spoczynku i w tranzycie. Zabezpieczaj zdalny podgląd przez VPN.
Oddziel sieć CCTV od sieci biurowej. Aktualizuj oprogramowanie, zmieniaj hasła domyślne.
Rejestruj logi dostępu i eksportów. Regularnie weryfikuj uprawnienia użytkowników.
Ustal politykę retencji i tworzenia kopii. Testuj odtwarzanie po awarii.
Maskuj obszary prywatne w obrazie. Ogranicz pola widzenia do niezbędnego minimum.
Zawrzyj umowy powierzenia z dostawcami serwisu lub centrum monitoringu.
Jakie uprawnienia mają osoby trzecie do wglądu w materiały z kamer?
Osoby nagrane mogą żądać dostępu do swoich danych i otrzymania kopii nagrania ich dotyczącego. Nie mają prawa do nagrań innych osób.
Na wniosek trzeba wyszukać fragment z wizerunkiem wnioskodawcy i przekazać kopię z anonimizacją innych osób, jeśli to konieczne. Organy ścigania mogą żądać zabezpieczenia i przekazania materiału na podstawie przepisów. Podmioty prywatne, jak ubezpieczyciel, mogą otrzymać materiał tylko z odpowiednią podstawą prawną. Każde udostępnienie warto odnotować w rejestrze.
Co zrobić najpierw, by monitoring był zgodny z prawem?
Najpierw określ cel, zakres i mapę kamer. Potem sprawdź podstawę prawną i ryzyka.
Przygotuj analizę potrzeb i ocenę skutków, jeśli obejmujesz strefy publiczne lub działasz na dużą skalę.
Ustal retencję do 3 miesięcy i proces bezpiecznego usuwania.
Zaktualizuj regulamin pracy i przygotuj klauzule informacyjne oraz oznaczenia.
Skonfiguruj system zgodnie z zasadą prywatność w fazie projektowania. Wyłącz nagrywanie dźwięku.
Zawrzyj umowy powierzenia z integratorem lub centrum monitoringu, jeśli przetwarzają dane w Twoim imieniu.
Przeszkol zespół. Prowadź rejestr czynności przetwarzania i rejestr udostępnień.
Oceń, czy musisz wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych. Obowiązek dotyczy podmiotów, których główna działalność to regularny, duży monitoring osób.
Dobrze zaprojektowane systemy cctv Warszawa zwiększają bezpieczeństwo i zmniejszają ryzyko prawne, jeśli od początku łączą technologię, procedury i przejrzystą komunikację z pracownikami.
Skonsultuj wdrożenie, aby Twoje systemy CCTV w Warszawie działały zgodnie z prawem i realnie chroniły zespół.
Potrzebujesz pewności, że monitoring w Twoim zakładzie w Warszawie jest zgodny z prawem? Dowiedz się, jak ustalić retencję nagrań (do 3 miesięcy), wyłączyć nagrywanie dźwięku i prawidłowo oznakować strefy kamer: https://nadzorwizyjny.pl/nadzor-wizyjny/.
